3 – Criando um Cliente no Sistema

 

3. CRIANDO UM CLIENTE NO SISTEMA

Com seu acesso “Administrador” ou “Master” você poderá cadastrar clientes no sistema ou até mesmo importá-los no formato XLSX. Primeiro vamos falar do cadastro direto pelo sistema (Manual): No menu selecione “Cadastros”>>“Clientes”>> Botão lado direito da tela “Adicionar”. Preencha o formulário com as informações do seu cliente.

A segunda forma de cadastrar um cliente é via importação de arquivo XLSX. No menu principal acesse “Cadastros”>> “Clientes”>> “Importar”, botão lado direito da tela:

Na tela a seguir será necessário fazer o download do arquivo modelo, para importar os cadastros para o sistema:

Preencha o arquivo XLSV com os dados dos seus clientes e salve o documento, após isso, acesse novamente o menu do sistema “Cadastros”>> “Clientes”>> “Importar” botão do lado direito e insira o arquivo salvo com os cadastros.

O sistema irá validar o arquivo inserido, estando tudo ok clique em “Gravar dados”. Caso haja algum cadastro incorreto você pode carregar outro arquivo ou posteriormente editar manualmente um cadastro específico.

Cadastro gravado com sucesso:

3.1 CONFIGURANDO/EDITANDO O CADASTRO DO CLIENTE

Os clientes cadastrados no sistema, ficam disponíveis para serem acessados através do painel “Cadastros”>> “Clientes”. O sistema irá apresentar a listagem e para visualizar os detalhes basta clicar sobre o cliente desejado. Também é possível localizar um cliente específico através do filtro do lado direito da tela.

Dentro do cadastro do cliente nós temos algumas configurações, que podem ser alteradas a qualquer momento pelas permissões “Master” e “Admin”. Iremos navegar agora dentro do menu do cadastro do cliente.

– Cadastro Básico – Dados da empresa: Aqui serão inseridas as informações básicas do seu cliente (Nome; Endereço; Telefone e etc.). Neste mesmo acesso você pode inativar este cliente, caso não tenha mais interesse em usa-lo ou disponibilizar o cadastro posteriormente. Dentro deste campo você também pode personalizar o logo de cada cliente, para que seja refletido no voucher. Caso você não configure o logo dentro do cadastro do cliente, o sistema assumirá como padrão o logo da agência. Veremos no próximo capítulo como personalizar o logo para cada cliente cadastrado.

– Cadastro Básico – Contato principal: É a pessoa responsável pelo cliente cadastrado dentro do sistema. É o ponto inicial de contato para este cliente. Por enquanto somente é possível o cadastrado de um responsável por cliente.

– Cadastro Básico – Customização do voucher: Neste campo iremos configurar se queremos utilizar no voucher o logo deste cliente. Caso não haja nenhuma seleção aqui, o sistema assumirá como padrão as informações do cadastro da agência. Configuramos neste campo também o cabeçalho da cor do voucher.

– Cadastro Avançado – Credenciais (acesso apenas Master): Caso o seu cliente tenha um acordo direto com o fornecedor, a credencial dele pode ser utilizada em nosso sistema, deste modo quando houver uma pesquisa de hotéis, serão apresentados os hotéis do acordo da agência e do acordo do seu cliente. Ele terá liberdade de comparar o preço na hora! O usuário com permissão “Master” terá acesso para fazer a configuração e gestão das credenciais.

Atualmente temos três níveis de credenciais, sendo elas:

– Nível Agência (Credencial geral do sistema)
– Nível Cliente (Credencial específica se o cliente tiver acordo)
– Nível Importação (Credencial para importar reservas de outros sistemas)

Para inserir a Credencial nível cliente, acesse o menu do sistema “Cadastros”>> “Clientes”, dentro do cadastro do cliente há um campo do lado esquerdo chamado “Credenciais”;

Para inserir a credencial nível Agência, acesse o Menu do sistema “Cadastros”>> “Credenciais”>> “Adicionar” botão do lado direito da tela. O conteúdo irá refletir para todos os clientes, desde que esteja ativa e que no cadastro de um determinado cliente não esteja selecionada a opção: “Buscar apenas nas credenciais do cliente”.

Note que tanto na credencial direta do cadastro do cliente, quanto na credencial geral do sistema existe o campo para definir se a credencial é para Reservas (acesso de produção do sistema) ou se apenas importação, que irá trazer para o sistema Niara reservas feitas em outros portais, como por exemplos, reservas da Omnibees realizadas na Argo (TMS), Sistema Cangooroo, Reserve entre outros.

Como a área da credencial exige uma parte técnica o Suporte Niara está disponível para configurar e orientar a qualquer momento sobre este processo. Também haverá um campo da credencial chamada Niara e Wex, que abordaremos com mais detalhes mais para frente.

– Cadastro Avançado – Acordos (Nível Master e Admin): Como sabemos, é muito comum nossos clientes possuírem tarifas negociadas com os hotéis mais utilizados por seus viajantes corporativos. Estes acordos são geralmente de vigência semestral e precisam ser confirmados e aplicados no momento de cada solicitação de reserva.

Com a maior incidência da prática de flutuação das tarifas, controlar estes valores tornou-se fundamental para garantir a economia a nossos clientes. Para melhorar o controle destas tarifas estamos disponibilizando um processo de auditoria que vai controlar e indicar sempre que uma tarifa estiver sendo apresentada fora do combinado.

Para que o fluxo de auditoria funcione adequadamente, o usuário administrador ou master do sistema precisarão pré-cadastrar os hotéis e suas respectivas tarifas acordo. Os usuários com permissão “Consultor” apenas irão visualizar o acordo na tela de pesquisa, não terão acesso para cadastrá-lo. O acordo é vinculado no nível do cadastro do cliente, desta forma para cadastrá-lo ou visualizar um acordo já existente, acesse: “Cadastros”>> “Clientes”>> Escolha o cliente na listagem>> Dentro do cadastro do cliente acesse no painel à esquerda o campo “Acordos”:

Temos duas formas de cadastrar um acordo, uma é manualmente e a outra através de um arquivo em Excel (XLSX).

A) Cadastro Manual, clique no botão do lado direito “Adicionar”: Preencha com o máximo de informações possíveis, principalmente no
detalhamento das tarifas: quantidade de hóspedes na habitação, se o café da manhã está incluso e o respectivo preço acordado.

Abaixo um exemplo de um cadastro de tarifa acordo:

– Produto: Nome do Hotel;
– Nome da Cidade: Nome da cidade do hotel;
– Data de validade: colocar até qual data esta tarifa estará vigente;
– Categoria de quarto: Standard, luxo, premium, etc;
– Observações: campo livre para informações complementares;
– Tarifas: Qtde de hóspedes (Sgl ou Dbl), café da manhã incluso, tarifa;
– Ativo: Sim ou Não.

Não esqueça de clicar em “Salvar” para concluir a operação. Lembrando que para cada categoria de quarto deverá existir um cadastro de
acordo, independente se for ou não o mesmo hotel.

Exemplo:

Mesmo hotel e categorias diferentes:

B) Carregamento automático (.XLSV) clique no botão do lado direito “Importar”: Faça o download do arquivo Excel de exemplo, preencha os campos com as respectivas informações, e faça o upload do arquivo novamente para esta mesma tela.

Modelo do arquivo Excel:

Os campos obrigatórios a serem preenchidos na planilha são:

– Cliente
– Hotel
– Cidade
– Data de validade
– Café (Verdadeiro/Falso)
– Tipo do quarto
– 1 adulto

Os demais campos mesmo não tendo o preenchimento devem permanecer na planilha em branco, as colunas não podem ser excluídas. Ao inserir o arquivo, o sistema já iniciará o processamento da carga do hotel. Este processo poderá ser interrompido a qualquer momento através do botão “Interromper” localizado na parte superior direita.

Ao final do processo, o sistema apresentará todos os hotéis que foram carregados com sucesso (Pronto) e todos os que apresentaram algum erro (Erro). Os principais motivos para a falha são:

– Hotel não encontrado na base – O nome do hotel informado não está idêntico a base Omnibees;
– Hotel com nome ambíguo – Há dois nomes de hotel semelhantes na mesma cidade e o sistema não consegui decidir qual.

No resultado da pesquisa nós teremos a diferença entre a credencial cadastrada no sistema X o acordo cadastrado para aquele determinado hotel e cliente. A tela de acordo é um comparativo para você saber se tarifa da sua credencial está com um preço superior/inferior com relação a tarifa direta com o hotel.

Importante: A tarifa acordo não permite fazer reserva, apenas reflete na tela a diferença de preço.

Esta informação da tarifa acordo estará disponível em dois lugares:

– Tela inicial logo abaixo do valor total, apresentamos a diferença das tarifas
– Nova aba dentro de detalhes dos quartos e preços chamada “Acordos” com um valor total da tarifa:

Lembrando que estas informações são meramente indicativas. Cabe ao consultor decidir qual ação tomar com base nesta informação e à gestão para definir o melhor processo para trabalhar esta nova ferramenta de controle. No exemplo abaixo a tarifa da Omnibees é menor do que acordo direto do cliente cadastrado. Temos a tarifa (sem a soma dos impostos/taxas) de R$295,00 contra o acordo do cliente de R$ 309,75, desta forma existe uma diferença tarifária de R$-14,75, que é a subtração das tarifas (309,75 – 295,00 = 14,75).

A diferença que estiver na cor preta com um sinal de subtração, significa que a tarifa da agência é mais baixa se comparada com a do acordo do cliente direto com o hotel.

A diferença que estiver na cor vermelha com um sinal de mais (+), significa que a tarifa da agência é mais alta se comparada com a do acordo do cliente direto com o hotel.

– Cadastro Avançado – Distribuição: Campo em processo de Desenvolvimento, que servirá para outros clientes consumirem o conteúdo
da sua instalação. (Campo em processo de Desenvolvimento, por favor neste momento desconsiderar).

– Configurações – Hospedagem (Nível Master e Admin) Neste campo você poderá definir algumas configurações específicas para o seu cliente e as mesmas serão refletidas no resultado da pesquisa.

Temos os campos:

– Observação: É possível inserir uma nota que seja fixa nas reservas, como por exemplo algum telefone de contato para emergências ou até mesmo alguma orientação para o seu cliente;
– Bloquear tarifas não-reembolsáveis: É possível exibir apenas tarifas reembolsáveis, sabemos da restrição que envolve o uso das tarifas não-reembolsáveis, deste modo vocês possuem a liberdade de deixar acessível ou não para os seus clientes reservarem. O sistema
continuará apresentando, mas não permitirá fazer reservas.
– Bloquear tarifas em penalidade: Você pode inibir para o seu cliente fazer reservas em período de multa. O sistema irá apresentar, mas não permitirá reservar.
– Apresentar apenas o melhor preço por quarto na busca: A primeira opção do sistema será trazer o menor valor selecionado, mas você ainda poderá visualizar as demais tarifas;
– Buscar credenciais do cliente: Este é o item que falamos um pouco sobre credenciais no nível do cliente, atualmente é possível a
configuração da credencial da agência, que será um acesso geral para todos os clientes. Caso o seu cliente tenha um acesso exclusivo, você pode ativar neste campo, para que ele veja apenas o acordo dele com o fornecedor. Caso está opção não seja habilitada e este cliente tiver também as credenciais configuradas, o sistema irá apresentar os 02 acordos (agência e cliente);
– Filtro padrão do tipo de pagamento e tipo de tarifa: A seleção de preferência por tipo de pagamento ou tarifa, não significa que
não iremos apresentar estes resultados de hotéis, apenas que no primeiro resultado da pesquisa, iremos refletir primeiro os hotéis com
este pré-filtro. Se o cliente desejar ver as demais tarifas e pagamentos, basta selecionar o filtro direto na tela de pesquisa.
– Filtro padrão: comissão mínima: Você configurar a comissão mínima para retornar na pesquisa. Todos estes campos são editáveis e podem ser modificados tanto pelo acesso “Master” como “Admin”. Caso algum dado seja alterado ou inativado, deve ser ativado no símbolo que está à frente da opção:
– Configurações – VCN (Nível Master e Admin): Teremos um tópico que abordará com mais detalhes o VCN (Cartão Virtual), mas aqui dentro do cadastro do cliente, servirá para saber se o consultor, que é a permissão inicial do sistema poderá desabilitar essa função no ato de fazer a reserva.

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